Tips voor een effectieve online vergadering met behulp van een tolk

In een zakenwereld die is veranderd door de Covid-19-pandemie, worden telefoon- en videoconferenties vanwege contact- en reisbeperkingen, vooral op gebied van beeldschermwerk, steeds vaker onontkoombaar. Onze werkgewoontes hebben zich vaak al aangepast aan dit veranderingsproces. Velen zijn al lang vertrouwd met deze interne en/of externe bedrijfscommunicatie, omdat ook tot nu toe een persoonlijke ontmoeting met de gespreksdeelnemers vaak niet doelmatig leek.

Bij internationale meetings spreken de deelnemers vaak niet dezelfde taal. Bij het gebruik van een technische spraak- of audiovisuele overdracht, is de helpende begripsfactor face-to-face (‘van gezicht tot gezicht’) in de regel beperkt of helemaal afwezig, zodat een gesprek in een vreemde taal vaak moeilijk kan plaatsvinden of zelfs tot ongewenste fouten leidt.

Voor een solide en daardoor succesvol gehouden telefoon- of videoconferentie in een vreemde taal is ondersteuning door een tolk vaak onvermijdelijk, zodat de onderlinge informatie-uitwisseling voldoet aan de verwachtingen van de deelnemers en bruikbaar wordt voor hun bedrijven. Daarvoor moet er aan bepaalde regels worden voldaan.

Aanbevelingen voor een effectieve, meertalige online vergadering.

• Aan het begin legt de organisator van een telefoon- of videoconferentie de bron- en de doeltaal vast.
• Bovendien is het opstellen van een zo gedetailleerd mogelijke agenda absoluut aan te raden om een geschikte tolk te kunnen toewijzen en om ervoor te zorgen dat zijn inzet succesvol is.
• Natuurlijk is stiptheid belangrijk. Hiervoor is er een e-mail naar de deelnemers gestuurd met informatie over datum en tijd van de bijeenkomst en waarin om een deelnamebevestiging wordt gevraagd. Bovendien moet bij een videoconferentie iedere deelnemer hiervoor de aanmeld- of deelnamelink ontvangen.
• Als belangrijke voorwaarde voor de kwaliteit van de dienstverlening stellen we bij telefonisch tolken een eigen virtuele vergaderruimte ter beschikking. Voor videoconferenties steunen we qua medium op twee grote aanbieders op de markt: Zoom en Microsoft Teams.
• Af en toe kan er bij een online zitting met tolk onoplettendheid en/of ongeordendheid van de deelnemers optreden. Het leiden van een bijeenkomst vereist daarom een bepaald doorzettingsvermogen (“autoriteit”) om het naleven van de vereiste regels en daarmee een geordend verloop van de vergadering te waarborgen. Daarvoor voert de persoon die tot moderator is aangesteld, tijdens de discussie bepaalde “scheidsrechters”-functies uit.

Andere criteria voor succesvolle onlinebijeenkomsten

Om technische en bedrijfseconomische redenen is simultaan tolken minder geschikt voor bijeenkomsten in een kleine groep. Voor grote (online) conferenties heeft deze vorm zich echter uitstekend bewezen en zorgt voor een professioneel verloop van het proces.

Dergelijke grote bijeenkomsten zijn structureel weliswaar digitaal, want een directe samenkomst van de deelnemers vindt niet plaats, maar ook hieraan zijn vaak aanzienlijke kosten verbonden, in het bijzonder op gebied van personeelsinzet en de technische realisatie. Om deze reden moet een dergelijke (online) bijeenkomst zo zijn georganiseerd dat de consecutieve tolk voldoende tijd krijgt om de inhoud van het gesprek nauwkeurig en correct te vertalen. Verder is het aan te bevelen om de lengte van de gesproken zinnen voor de vertaling overzichtelijk te houden en afzonderlijke bijdragen niet te laten uitdijen om het voor alle deelnemers overzichtelijk te houden. Om de bijeenkomst productief te laten verlopen moet de aan elke spreker toegekende spreektijd worden gehandhaafd. Als de deelnemers elkaar bijvoorbeeld herhaaldelijk in de rede vallen, verliest elke tolkbijdrage snel aan transparantie en daarmee aan efficiëntie.

Daarnaast is het aan te bevelen om de deelnemers aan het einde van de bijeenkomst nogmaals te herinneren aan de belangrijke, inhoudelijke besprekingspunten en om de genomen beslissingen en besproken ideeën samen te vatten, zodat deze voor alle deelnemers ook later nog duidelijk zijn.

Op aanvraag en na verkrijgen van toestemming van de deelnemers, kan de (online) bijeenkomst onder strikte naleving van de vertrouwelijkheidsregels worden geregistreerd en schriftelijk worden vastgelegd.

Als u deze basisregels volgt, kunt u uw online besprekingen nog productiever vormgeven.

Meer informatie over telefoon- of videotolken krijgt u van ons per e-mail en/of op https://traduphone.com/