Handelspartnerschappen zijn, zoals alle betrekkingen, opgebouwd op een vorm van vertrouwen en wederzijdse waardering. Zelfs als alle deelnemers uit dezelfde cultuur afkomstig zijn, is het niet altijd eenvoudig en bij zakenpartners uit verre culturen wil men natuurlijk een zo aangenaam mogelijke sfeer, omdat kleine misverstanden onontkoombaar zijn. Echt grote verschillen zijn er tussen de Chinese en de Europese cultuur en deze leggen ook de optimale randvoorwaarden voor succesvolle onderhandelingen vast.
De rangorde is in China nog altijd heel belangrijk, de hoogste in rang wordt dus altijd als eerste begroet en voorgesteld aan de andere deelnemers. Hier kan al bij de eerste stap een route richting succes worden gelegd. Rust en kalmte in het gesprek staat voor Chinezen gelijk aan respect. In Europa gaat men zakelijke onderhandelingen meestal zeer direct aan, worden feiten open uitgesproken en partners geconfronteerd met problemen die zich voordoen. Chinese zakenpartners zullen een dergelijke handelswijze echter eerder als belediging zien en dat kan elk succes snel in gevaar brengen.
De Chinese gesprekscultuur in het kort
Hoffelijkheid geldt in China als basis voor elk gesprek. Transparantie en openheid zijn daarentegen slechts alleen gewenst als ze tussen de regels door te lezen zijn en niet direct worden uitgesproken. Terwijl men in Europa het beestje graag bij de naam noemt, geldt voor de Volksrepubliek eerder het tegendeel. Het spreekwoord: “Met het hart horen waarvoor de ander geen woord heeft” beschrijft in het kort wat belangrijk is voor de communicatie met Chinese handelspartners. Vaak is niet alleen de inhoud van een uitspraak relevant, want door de soort en wijze van de formulering worden de doeleinden die erachter schuilgaan, duidelijk. Tolken op afstand werken daarom graag met moderne videotools, omdat hier de mimiek en de lichaamshouding elke uitspraak extra onderstrepen en verduidelijken. In China wordt bij het leren van vreemde talen op school eerder aandacht besteed aan de schriftelijke vorm. Vreemde talen kunnen lezen en schrijven, is daarom belangrijker dan het verstaan en spreken van een buitenlandse taal. Tegelijkertijd wordt het echter als onfatsoenlijk en beschamend gezien om om uitleg te vragen als de inhoud van een mondelinge uitspraak niet volledig duidelijk is. Voor meetings waarin complexe onderwerpen moeten worden behandeld en waarbij specifieke vakbegrippen worden gebruikt, kan een schriftelijke agenda, die vooraf wordt verstuurd, een voordeel zijn voor alle deelnemers.
Virtuele meetings: smalltalk en persoonlijke informatie zorgen voor vertrouwen
In China zijn virtuele meetings niks bijzonders, de grootte van het land heeft er al vroeg toe geleid dat men tegenover een beeldscherm zit. Tolken op afstand zijn bij virtuele meetings met anderstalige partners een vanzelfsprekendheid en ook via deze kanalen kan vertrouwen worden opgebouwd. Terwijl managers en leidinggevenden in Europa het wederzijdse vertrouwen vooral door competentie en betrouwbaarheid laten groeien, ziet men in China vertrouwen eerder als een aangelegenheid van het hart. Chinezen bouwen een band op die meer inhoudt dan de zuiver zakelijke inhoud van een gesprek. Een ervaren telefoon- of videotolk houdt zich daarom niet alleen bezig met de vertaling van relevante feiten, maar probeert ook de emotionele aspecten over te brengen om de persoonlijke interesse in de ander weer te geven. Met Chinese zakenpartners zijn persoonlijke gesprekken over familie en vakantie aan het begin van een meeting geen uitzondering en ze moeten ook niet worden afgekapt. Smalltalk na de begroeting bij een zakelijke afspraak kan ook virtueel en met een videotolk goed worden gerealiseerd om een ontspannen sfeer te creëren. Belangrijk bij harde onderhandelingen in virtuele meetings is zelfbeheersing. In China blijft men uiterlijk ontspannen, reageert rustig en bedachtzaam, zelfs als de verschillen groot zijn. Ook in een online meeting leiden rust en kalmte daarom eerder tot het doel. Zelfs de beste tolk kan met vriendelijkheid en rust geen overduidelijke gebaren compenseren en de gesprekspartner zal een gespannen situatie snel en in noodgeval zelfs zonder resultaat, willen beëindigen.
Leidraden voor online meetings via telefoon- of videotolken met Chinese partners
- Agenda met de belangrijkste punten voorbereiden, specifieke vakterminologie uitleggen
- Letten op de rangorde, de hoogste in rang wordt als eerste begroet
- Ervaren linguïsten gebruiken als tolk
- Goed luisteren naar de video- of telefoontolk, ook nevenzinnen analyseren
- Vertrouwen winnen, interesse in het privéleven tonen en met smalltalk starten
- Kalm en rustig blijven, grote gebaren zo veel mogelijk vermijden